Según estudios de la Universidad de Harvard, 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son ‘básicas y necesarias’, considerando que muchos de nosotros deberíamos aprenderlas.
1. Pegado Especial
Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero se puede utilizar una opción llamada “pegadoespecial” para pegar la información de otra manera.
Para hacer el copiado especial, copia el contenido de la celda que desees con “Ctrl” + “C” y pulsa “Ctrl” + “Alt” + “V” para hacer un pegado especial. Ahí, podrás seleccionar el tipo de valores que deseas copiar de la celda en un menú desplegable.
Menú que arroja el pegado especial de Excel cuando se escribe ‘Ctrl’ + ‘Alt’ + ‘V’ en una nueva celda (Excel Total)
2. Insertar varias filas
A veces, se necesita insertar varias filas de una vez a una tabla. Hacer cada fila, una por una, no siempre es lo más práctico y quita demasiado tiempo.
Para insertar varias filas, utiliza “Ctrl” + “Shift” + “+”. Así, un menú permitirá seleccionar el número de filas que se pueden agregar. Al presionar aceptar, aparecerá el número elegido de filas nuevas.
3. Relleno rápido.
El ‘relleno rápido’ es un sistema que permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que se realiza día con día. Identifica patrones para completar alguna celdas, rellenándolas automáticamente.
Este sistema sugiere un nombre completo si se suelen escribir nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los escribes juntos.
Para activarlo, se debe oprimir “Ctrl” + “E” o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no aparece en ese lugar, puedes probar en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, de acuerdo con el centro de ayuda del programa.
4. “Índice” y “Coincidir”
Estas funciones se utilizan ampliamente en el programa para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero en combinación se puede obtener un poder importante, de acuerdo con Harvard.
Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad.
Este método requiere tiempo y paciencia, pero aumentará considerablemente la velocidad para buscar datos específicos.
5. Suma rápida
Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que se aprenden en Excel. Sumar una fila o columna y colocar el resultado en una nueva celda. Sin embargo, se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.
Para realizar esta suma de forma muy rápida, selecciona la celda nueva y oprime “Ctrl” + “Shift” + “=”. Esto también es llamado “Autosuma“.
6. Recuperar lo borrado
Es bien sabido que el comando “Ctrl” + “Z” se usa para revertir errores. Existe otra opción para recuperar lo que se borró: el comando “Ctrl” + “Y”.
¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa “Ctrl + Y” para revertir cualquier “error” que eliminaste con “Ctrl” + “Z”.
7. Eliminar duplicados.
Esta sencilla y rápida fórmula funciona para eliminar valores que se repiten en cualquier conjunto de datos en Excel.
La Universidad de Harvard recomienda colocar en una nueva hoja lo que se desea borrar, pues el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y así no se pierden los datos en caso de un error.
Para usarlo, selecciona la tabla, ve a la pestaña de “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa preguntará a qué columna se aplicará ese cambio.
8. Inmovilizar paneles
Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que se tienen lejos de otros en la hoja de cálculo. Así, se pueden ver estos datos e pantalla cuando se navega hacia abajo o hacia los lados.
Esto se activa desde la pestaña de “Vista” o “Visualización”, donde se pueden presionar las opciones “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que se desee.
9. F4
F4, en la parte superior del teclado, tiene dos funciones específicas: crear una referencia absoluta o repetir una acción/comando más reciente.
Pulsa F4 cuando quieras hacer alguna de esas dos cosas. La mayoría de las veces se repetirá la última acción, mientras que si tienes seleccionada una celda con una fórtmula, te dará opciones de posibles referencias.
10. Ctrl” + flechas del teclado.
Esta opción es muy útil para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.
Ejecuta el comando “Ctrl” + “abajo” para llegar al final del documento, o desplázate por él con las flechas. También funciona para seleccionar datos en segundos y maximizar la productividad.